ОБЯВА ЗА КОНКУРС

Полският институт в София обявява конкурс за заемане на длъжността:

Секретар/Секретарка

Брой работни места: 1

Месторабота: София

Адрес на институцията:
Полски институт в София
ул. „Веслец“ № 12
1000 София

Изисквания към кандидатите

• Висше образование – бакалавър или магистър;
• Отлично владеене на български и полски език;
• Добро работно ниво на английски език.

Необходими документи

• Автобиография (CV);
• Мотивационно писмо;
• Копие от диплома за завършено висше образование и други документи, удостоверяващи квалификацията.

Предимства

• Познаване на принципите на работа в публичната администрация;
• Умения за работа в екип;
• Аналитично мислене;
• Самостоятелност, инициативност и добри организационни умения.

Работна среда

Работата се извършва в офис среда и включва работа с компютър и друго офис оборудване за повече от 4 часа дневно.

Условия на работа

• Трудов договор съгласно българското трудово законодателство;
• Брутно месечно възнаграждение: 1600 евро;
• Пълно работно време.

Основни задължения

• Приема, регистрира, съхранява и разпределя входящата официална кореспонденция, получена по пощата и по електронен път;
• Подготвя кореспонденцията за подпис и организира изпращането на изходящата поща;
• Води регистрите на входящата и изходящата кореспонденция;
• Отговаря за наличността и съхранението на рекламни материали и подаръчни артикули;
• Поддържа актуална информация за държавни институции, организации и партньори на Полския институт;
• Създава и актуализира база данни с електронни адреси и разпространява по електронен път програмата и информация за събитията на института;
• Осъществява медиен мониторинг на дейността на Полския институт, като събира и архивира публикации, интервюта, репортажи и материали в печатни, радио-, телевизионни и онлайн медии;
• Събира материали за изготвянето на годишния отчет за дейността на института в областта на публичната и културната дипломация;
• Събира информация от служителите относно планираните проекти;
• Подготвя писма до български и полски институции в началния етап на организиране на проектите;
• Публикува информация за реализираните проекти на интернет страницата на Полския институт;
• Насочва гражданите, които се свързват с института по телефон или електронна поща, към съответните служители;
• Организира и поддържа графика на директора;
• Изготвя фотокопия и сканира документи;
• Разпределя и препраща кореспонденцията към съответните служители след съгласуване с директора;
• Осигурява нормалното функциониране на приемната на Полския институт;
• По възлагане на отговорните служители изпраща архивни материали до съответните звена на Министерството на външните работи на Република Полша и участва в процесите по архивиране, подбор и унищожаване на документи;
• Води регистър на обработената кореспонденция;
• Осигурява необходимите канцеларски материали за нуждите на института;
• Поддържа електронната база данни за проектите на Полския институт;
• Организира осигуряването на кетъринг при събития;
• Изпълнява и други задачи, възложени от директора;
• Носи отговорност за повереното имущество и оборудване и осигурява тяхното правилно и ефективно използване.

Срок и начин за кандидатстване

Документите се приемат до 16:00 ч. на 12.07.2026 г.

по електронна поща:

sofia@instytutpolski.pl

или на адрес:

Полски институт в София
ул. „Веслец“ № 12
1000 София

На плика следва да бъде изписано:

„КОНКУРС“

За спазването на срока е определяща датата на постъпване на документите в института.

Информация относно обработването на лични данни

Личните данни на кандидатите се обработват съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. (Общ регламент относно защитата на данните – GDPR).

Предоставените лични данни се използват единствено за целите на настоящата конкурсна процедура и не се предоставят на трети лица, освен в предвидените от закона случаи.