W 2019 roku przypada setna rocznica nawiązania stosunków dyplomatycznych między Japonią i Polską. Ambasada RP w Tokio / Instytut Polski w Tokio przyjmuje wnioski o przyznanie statusu wydarzenia towarzyszącego obchodom rocznicowym, które są realizowane w Japonii. W przypadku przedsięwzięć organizowanych na terenie Polski, wnioski przyjmuje Ambasada Japonii w Polsce. W sprawie wydarzeń w krajach trzecich prosimy o kontakt z wybraną ambasadą. Osoby i organizacje zainteresowane prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami i wytycznymi.

Warunki i sposób aplikacji przedstawione są poniżej. Zachęcamy do przesyłania zgłoszeń.

1. Kryteria zatwierdzania

1. Z zasady wydarzenie odbywające się między 1 stycznia a 31 grudnia 2019 r. Możliwe jest zgłoszenie wydarzeń odbywających się w drugiej połowie 2018 r. i pierwszej połowie 2020 r., o ile spełniają warunki z punktów (2)-(6).
2. Ideą wydarzenia musi być umacnianie przyjaznych stosunków japońsko-polskich, promocja wzajemnego zrozumienia oraz pogłębianie relacji w różnych dziedzinach, takich jak gospodarka, społeczeństwo, kultura, sztuka, sport czy turystyka. Obejmuje to także projekty związane z działalnością przedsiębiorstw na rzecz społeczeństwa.
3. Celem wydarzenia nie może być promocja konkretnej ideologii lub religii, niedozwolone są także działania stojące w sprzeczności z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami.
4. Wydarzenie nie może mieć charakteru komercyjnego.　(nie dotyczy sprzedaży biletów)
5. Wszelkie koszty związane z realizacją przedsięwzięcia ponoszą organizatorzy.
6. Realizacja przedsięwzięcia musi odbywać się z poszanowaniem regulacji prawnych i nie może naruszać praw osób trzecich (w tym prawa własności intelektualnej).  
7. Korzyści i przywileje dla zatwierdzonych projektów

1. Organizatorzy zatwierdzonych wydarzeń/projektów uzyskują prawo do wykorzystania okolicznościowego logo w materiałach promocyjnych (plakaty, broszury, strony www, billboardy, szyldy itp.).
2. Zatwierdzone projekty zostaną umieszczone w kalendarium wydarzeń publikowanym na oficjalnej stronie Instytutu Polskiego oraz w biuletynie mailowym.  
3. Procedury aplikacyjne

1. Organizatorzy ubiegający się o zatwierdzenie przedsięwzięcia zobowiązani są do złożenia w Ambasadzie RP w Tokio / Instytucie Polskim w Tokio (poprzez e-mail lub pocztą tradycyjną) poniższych dokumentów z co najmniej półtoramiesięcznym wyprzedzeniem.
   1. formularz aplikacyjny
   2. zobowiązanie
   3. zobowiązanie dotyczące logo
   4. informacje o organizatorze
   5. kosztorys przedsięwzięcia
2. W celu otrzymania dokumentów aplikacyjnych prosimy o kontakt z IP na adres tokio@instytutpolski.org, nie przyjmujemy próśb telefonicznie.
3. Ambasada RP w Tokio / Instytut Polski w Tokio dokona weryfikacji przedłożonych dokumentów w oparciu o wyżej wymienione kryteria, po czym powiadomi organizatora o wynikach postępowania aplikacyjnego.
   Okres weryfikacji dokumentów wynosi do dwóch tygodni.
   W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku logo rocznicowe zostanie przesłane drogą mailową.  
4. Uwagi

1. Przyznanie statusu wydarzenia towarzyszącemu obchodom rocznicowym nie oznacza przyznania dofinansowania na jego organizację.
2. Przesłane dokumenty nie będą zwracane. W razie potrzeby prosimy o wcześniejsze wykonanie kopii.
3. Wniosek i inne dokumenty dostarczone do IP/Ambasady mogą czytać tylko pracownicy IP/Ambasady.
4. Nie udzielamy informacji odnośnie procesu weryfikacji.
5. Przed wydrukiem materiałów promocyjnych z wykorzystaniem okolicznościowego logo Organizator jest zobowiązany do przesłania ich do Ambasady / Instytutu celem weryfikacji. Logo nie może być używane do promocji innych wydarzeń.
6. Dokonywanie zmian w projekcie, kolorze czy proporcjach logo jest niedopuszczalne. 
7. Mimo uzyskania przez wydarzenie statusu wydarzenia towarzyszącego obchodom rocznicowym, pełną odpowiedzialność, w tym finansową, za realizację oraz promocję przedsięwzięcia ponosi wyłącznie Organizator. Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej i Ambasada RP w Tokio / Instytut Polski w Tokio nie ponoszą odpowiedzialności za żaden z aspektów przedsięwzięcia.
8. Złamanie zasad i warunków przez Organizatora po otrzymaniu statusu wydarzenia towarzyszącego skutkuje jego odebraniem.
9. Organizatorzy zobowiązani są do bezzwłocznego poinformowania ambasady w przypadku odwołania wydarzenia lub znaczącej zmiany jego treści. W przypadku niektórych zmian ambasada może unieważnić decyzję o zatwierdzeniu.
10. Po zakończeniu wydarzenia organizatorzy zobowiązani są do przesłania krótkiego raportu (forma dowolna) ze zdjęciami dokumentującego przebieg przedsięwzięcia. Treść raportu może zostać wykorzystana na oficjalnej stronie Ambasady RP w Tokio / Instytutu Polskiego w Tokio.
11. Użycie logotypu bez zgody narusza prawo i może prowadzić do ewentualnych postepowań sadowych.

1. Miejsce składania wniosków
2. Wydarzenia organizowane na terenie Japonii Ambasada RP w Tokio / Instytut Polski w Tokio 153-0062 Tokyo, Meguro-ku, Mita 2-13-5
   tel. 03-5794-7050
   fax. 03-5794-7024 Email: tokio@instytutpolski.org  

1. Wydarzenia organizowane na terenie Polski Wydział Informacji i Kultury, Ambasada Japonii w Polsce Al. Ujazdowskie 51, 00-536 Warszawa
   Tel.：+48-(0)22-584-7300
   Email：info-cul@wr.mofa.go.jp

W tytule wiadomości prosimy wpisać „Wniosek o przyznanie przedsięwzięciu statusu wydarzenia rocznicowego”