IHRE AUFGABEN

• Korrespondenzverwaltung (Postein- und Postausgang sowie Postumlauf);
• Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden);
• Telefondienst – Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten, Telefonate selbständig führen;
• Interner Dokumentenumlauf (kopieren, scannen, weiterleiten, versenden);
• Terminmanagement für die Direktion und Unterstützung der bei Kontakten mit anderen Institutionen;
• Planung und Buchung von Dienstreisen der Direktion;
• Pflege und laufende Aktualisierung der Kontaktdatenbank;
• Empfang und Betreuung der Gäste;
• Allgemeine Informationserteilung an potenzielle InteressentInnen;
• Hilfeleistung bei der Organisation von Veranstaltungen;
• Versand von Einladungen zu den vom Institut organisierten Veranstaltungen;
• Einholung von Anmeldebestätigungen für Veranstaltungen und Erstellung von Anmeldelisten.
• Gehalt: 2.000,00 Euro brutto

IHR PROFIL

• Perfektes Polnisch und Deutsch in Wort und Schrift, gute Englisch-Kenntnisse von Vorteil;
• Abgeschlossene Ausbildung bzw. Studium von Vorteil;
• Berufserfahrung im Bereich Officemanagement und Direktionsassistenz wünschenswert;
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse;
• Exzellente Ausdrucksweise in Polnisch und Deutsch, hohe Textkompetenz und einwandfreie Rechtschreibung;
• Gute Kenntnisse der polnischen und österreichischen Kunst- und Kulturszene;
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise, Kommunikationskompetenz, serviceorientiertes und kundenfreundliches Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen;
• Zeitliche Flexibilität (ab und zu Betreuung von Abend- oder Wochenendveranstaltungen).

ÜBER UNS

Das Polnische Institut Wien erfüllt die Aufgaben der polnischen öffentlichen und kulturellen Diplomatie in Österreich. Es vermittelt die reichhaltigen Facetten Polens, und fördert den regen polnisch-österreichischen Austausch. Das thematische Spektrum der Projekte, die das Institut organisiert, reicht von Gesellschaft, Geschichte, Wissenschaft, Bildung und Wirtschaft bis hin zu Musik, Literatur, Film und Kunst. Das Polnische Institut Wien ist eine Einrichtung des Ministeriums für auswärtige Angelegenheiten der Republik Polen.

BEWERBUNG

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Lichtbild) bis 03. Juli 2024: sekretariat.wien@instytutpolski.pl.

Nach 3.7. werden die ausgewählten BewerberInnen zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Die Kosten, die eventuell für die Anreise zum Vorstellungsgespräch anfallen, werden vom Polnischen Institut Wien nicht übernommen!