Oferujemy pracę na zastępstwo, w młodym międzynarodowym zespole, z możliwością uczestniczenia w wydarzeniach kulturalnych organizowanych przez Instytut.
Prosimy o przesyłanie CV i listu motywacyjnego (w języku polskim) na następujący adres do dnia 8 maja 2022 r.: bruksela@instytutpolski.pl

Więcej informacji o Instytucie Polskim: https://instytutpolski.pl/brussels/en/

Opis stanowiska pracy: Sekretariat IP

Zadania:

• Udzielanie informacji telefonicznych dotyczących bieżących spraw Instytutu
• Prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja spotkań, narad i wyjazdów służbowych
• Prowadzenie i archiwizacja list obecności, ewidencji czasu pracy, formularzy, wniosków, delegacji IP
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (rejestracja listów, wpisywanie terminów, kompletowanie pism do wysyłki)
• Obsługa oraz nadzór obiegu dokumentów
• Uzupełnianie bazy sprawozdawczej Instytutu Polskiego (baza projektowa Instytutu)
• Organizowanie i zaopatrywanie Instytutu w materiały potrzebne do funkcjonowania biura (artykuły i materiały biurowe, materiały promocyjne)
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitoring nieobecności i urlopów pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży

Wymagania:

• doskonała organizacja pracy; 
• sumienność i dokładność; 

• umiejętność obsługi aplikacji komputerowych oraz urządzeń biurowych;
• Umiejętności: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, samodzielności i inicjatywy
• Zainteresowanie kulturą polską

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie w pracy w sekretariacie
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej (preferowane)

Znajomość języków:

język polski (język ojczysty)

język francuski (C1)

język angielski (B2)

Miejsce wykonywania pracy:

Instytut Polski w Brukseli

Avenue des Gaulois 29, 1040 Bruksela