Miejsce pracy: Madryt, Instytut Polski.

Wymiar czasu pracy: 1 etat miejscowy.

Zainteresowani proszeni są o składanie aplikacji do 15 marca 2024 r.

Zakres zadań wykonywanych przez pracownika na stanowisku pracy:

• Bieżąca obsługa sekretariatu;
• Kontrola spraw terminowych;
• Prowadzenie obsługi kancelaryjnej sekretariatu, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie ewidencji korespondencji;
• Prowadzenie ewidencji dokumentów stosownie do obowiązujących przepisów
• Prowadzenie książki kontroli, prowadzenie rejestrów (kart spraw) wszelkich upoważnień, pełnomocnictw, zarządzeń, regulaminów, statutów i innych;
• Przygotowywanie i prowadzenie korespondencji z instytucjami polskimi i hiszpańskimi;
• Zapewnienie obsługi organizacyjno – biurowej kierującego IP;
• Organizacja spotkań, narad i wyjazdów służbowych pracowników IP;
• Udział w organizacji i realizacji przedsięwzięć Placówki w zakresie wydarzeń kulturalnych i promocyjnych;
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych;

Niezbędne wymagania związane ze stanowiskiem pracy:

Wykształcenie:

• wykształcenie co najmniej średnie: ogólne, administracyjne lub ekonomiczne;

Doświadczenie zawodowe:

• powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego – administracja państwowa, bezpośrednia obsługa klientów, obsługa prawna

Pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość języka polskiego na poziomie C2 (język ojczysty),
• znajomość języka hiszpańskiego na poziomie minimum C1
• prawo legalnego pobytu na terytorium Hiszpanii (dokument NIE),
• umiejętność pisania i redagowania pism urzędowych,
• biegła znajomość pakietu MS Office
• łatwość nawiązywania kontaktów,
• umiejętność pracy w warunkach stresu i pod presją czasu,
• znajomości zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• umiejętność: argumentowania, współpracy, analitycznego myślenia,
• samodzielność i inicjatywa,
• dyspozycyjność,
• poświadczenie bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.

Termin składania dokumentów:

Wymagane dokumenty w formie elektronicznej (CV i list motywacyjny) prosimy przesyłać do dnia 15.03.2024 r. na adres mailowy: madryt.ip.info@instytutpolski.pl

W tytule wiadomości podając hasło rekrutacja na stanowisko ds. obsługi sekretariatu.
 

Prosimy zainteresowane osoby o przesłanie zgłoszeń wraz z wyrażoną zgodą na przetwarzanie danych osobowych o treści:

 „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”.

Instytut Polski w Madrycie zastrzega sobie prawo do kontaktu jedynie z wybranymi osobami.