IHRE AUFGABEN
- Korrespondenzverwaltung des Arbeitgebers (Postein- und Postausgang, sowie Postumlauf);
- Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden – auf Deutsch und Polnisch;
- Telefondienst – Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten, sowie Telefonate selbständig führen;
- Organisation des Dokumentenumlaufes innerhalb des Institutes (Kopieren, Scannen, Vorbereitung der Versendung von Dokumenten);
- Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke nach Diktat, Manuskript oder nach Stichworten auf Deutsch und Polnisch schreiben bzw. übersetzen;
- Terminerfassung und Terminmanagement für die Direktion des Instituts;
- Planung und Buchung von Dienstreisen der Direktion des Instituts und der Gäste des Arbeitgebers;
- Pflege der Kontaktdatenbank des Instituts;
- Bewirtung und Betreuung der Gäste;
- Allgemeine Informationserteilung an potenzielle InteressentInnen, sowie Weiterleitung an die zuständigen Personen;
- Führung von Anwesenheitslisten der Angestellten sowie Erstellung des Jahresurlaubsplans der Angestellten;
- Sammeln von Informationen über Ämter, Institutionen und Organisationen, mit denen der Arbeitgeber kooperiert, sowie andere notwendige Recherchen;
- Unterstützung der Direktion bei täglichen Kontakten mit anderen Institutionen und Ämtern;
- Hilfestellung bei der Organisation der Veranstaltungen;
IHR PROFIL
- Polnisch und Deutsch in Wort und Schrift, gute Englisch-Kenntnisse;
- Abgeschlossene Ausbildung bzw. Studium von Vorteil;
- Berufserfahrung im Bereich Officemanagement und Direktionsassistenz wünschenswert;
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse;
- Exzellente Ausdrucksweise in Polnisch und Deutsch, hohe Textkompetenz und einwandfreie Rechtschreibung;
- Gute Kenntnisse der polnischen und österreichischen Kunst- und Kulturszene;
- Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise, Kommunikationskompetenz, serviceorientiertes und kundenfreundliches Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen;
- Zeitliche Flexibilität (ab und zu Betreuung von Abend- oder Wochenendveranstaltungen).
Gehalt: 1.900,00 Euro brutto
ÜBER UNS
Das Polnische Institut Wien erfüllt die Aufgaben der polnischen öffentlichen und kulturellen
Diplomatie in Österreich. Es vermittelt die reichhaltigen Facetten Polens, und fördert den regen polnisch-österreichischen Austausch. Das thematische Spektrum der Projekte, die das Institut organisiert, reicht von Gesellschaft, Geschichte, Wissenschaft, Bildung und Wirtschaft bis hin zu Musik, Literatur, Film und Kunst. Das Polnische Institut Wien ist eine Einrichtung des Ministeriums für auswärtige Angelegenheiten der Republik Polen.
BEWERBUNG
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Lichtbild) bis 03. Mai 2021: sekretariat.wien@instytutpolski.pl.
Nach 3.5. werden die ausgewählten BewerberInnen zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Die Kosten, die eventuell für die Anreise zum Vorstellungsgespräch anfallen, werden vom Polnischen Institut Wien nicht übernommen!
