Stížnosti a žádosti je možné podávat následovně:
- Písemně
Polský institut v Praze
Malé nám. 1
110 00 Praha 1
Česká republika - Prostřednictvím elektronické pošty na adresu: ip.praga@msz.gov.pl
Stížnosti a žádosti zasílané elektronickou poštou musí obsahovat jméno, příjmení a adresu osoby podávající stížnost nebo žádost. - Ústně na základě protokolu
Osoby podávající stížnost či žádost jsou přijímány každé úterý v hodinách 10:00 až 12:00, po předchozím telefonickém domluvení hodiny schůzky (tel. +420 / 220 410 410).
Na základě § 8 bod 1 Nařízení vlády Polské republiky ze dne 8. ledna 2002 ve věci organizaci přijímání a vyřizování stížností a žádostí jsou stížnosti a žádosti neobsahující jméno, příjmení (název) a adresu podavatele ponechávány bez projednání.
Stížnost musí vedle osobních a údajů a adresy stěžovatele obsahovat věcný a podrobný popis záležitosti nebo události, ke které se vztahuje, včetně:
- informací ohledně osobních údajů a pracovní pozice zaměstnance, který podle stěžovatele porušil platné předpisy, procedury a pravidla,
- vysvětlení, které předpisy, procedury či pravidla byly porušeny,
- informace o času/době, kdy k popisované události došlo,
- přílohy, které případně potvrzují situaci popisoanou ve stížnosti (kopie e-mailů nebo dopisů zasílaných na pracoviště, kopie došlých odpovědí, kopie dokumentů apod.),
- v případě podávání stížnosti jménem jiné osoby je podmínkou jejího podání získání souhlasu této osoby před podáním příslušného dopisu; takovýto souhlas může být vyjádřen jakoukoli formou, pouze však můsí být vůle této osoby projevena zřetelně a nepochybně (nejlépe prostřednictvím písemného zmocnění s vlastnoručním podpisem zmocnitele, které opravňuje stěžovatele jednat jeho jménem).