Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

• zabezpečenie plynulého chodu a bežnej agendy sekretariátu a priebežných personálnych úloh,
• prijímanie, registrácia, archivácia a kontrola korešpondencie,
• príprava dokumentov, následná ich administrácia a príprava pre podpisovanie a odoslanie,
• vedenie kalendára stretnutí riaditeľa,
• organizácia a administratívna podpora stretnutí, konferencií a služobných rokovaní riaditeľa vrátane zabezpečenia malej recepcie,
• obsluha telefónnej ústredne, zabezpečovanie telefonických spojení pre riaditeľa a aktualizácia kontaktných údajov inštitútu a pracovníkov,
• podpora programového oddelenia pri vedení databáz kontaktov a distribúcii pozvánok,
• vedenie registra pracovných ciest zamestnancov,
• administratívna podpora personálnej agendy zamestnancov (evidencia osobných spisov, vedenie dochádzkovej listiny, evidencia dovoleniek, príprava pracovných zmlúv podľa schválených vzorov v slovenčine a ich pracovné preklady do poľštiny, evidencia stáží, odbornej praxe a dobrovoľníkov),
• rezervácia hotelov, komunikácia s hotelovými partnermi a administrácia zmlúv o ubytovaní,
• priebežné personálne a finančné úkony vrátane kontroly faktúr, ich opisovania, sledovania termínov úhrad a spolupráce s Veľvyslanectvom Poľskej republiky,
• spolupráca pri archivácii dokumentov a komunikácia s príslušnými organizačnými jednotkami MZV PR,
• zastupovanie administratívneho referenta v určenom rozsahu,
• starostlivosť o estetický a technický stav sekretariátu.

Zamestnanecké výhody, benefity

• ​Ponúkame prácu v Poľskom inštitúte, ktorý sa nachádza v centre Bratislavy v historickej budove. Pracovať budete v kreatívnom tíme s ľuďmi z oblasti kultúry, vedy a so zástupcami kreatívneho priemyslu. Malý, neformálny a nehierarchizovaný pracovný kolektív. Dobrá atmosféra na pracovisku a jednoduchá dostupnosť MHD. Voľno počas slovenských i poľských dní pracovného pokoja.​

Pozícii vyhovujú uchádzači so vzdelaním

• vysokoškolské I. stupňa
• vysokoškolské II. stupňa

Jazykové znalosti: Slovenský jazyk – Pokročilý (C1) a Poľský jazyk – Pokročilý (C1)

Prax na pozícii/v oblasti: 1 (vítaná prax na podobnej pozícii)

Počet rokov praxe: 3

Osobnostné predpoklady a zručnosti

• vysokoškolské vzdelanie (administratívne, jazykové alebo humanitné odbory výhodou),
• perfektná znalosť poľštiny a slovenčiny slovom aj písmom; schopnosť pripravovať texty v oboch jazykoch,
• spoľahlivosť, zodpovednosť a dôslednosť pri práci s dokumentmi,
• veľmi dobré organizačné schopnosti a systematický prístup,
• komunikačné zručnosti a reprezentatívne vystupovanie,
• schopnosť pracovať samostatne aj v tíme,
• ovládanie kancelárskych softvérov (MS Office), výhodou skúsenosť s vedením databáz alebo registratúry,
• prax v administratíve, sekretariáte alebo v kultúrnej/štátnej inštitúcii je vítaná,
• diskrétnosť a zmysel pre prácu s citlivými informáciami,
• proaktívny prístup, ochota učiť sa a flexibilne reagovať na úlohy vedenia Poľského inštitútu,
• precíznosť, kultivovaný písomný prejav a cit pre poriadok,
• ​vítané referencie od predchádzajúcich zamestnávateľov.

Termín nástupu: január/február 2026

Druh pracovného pomeru: plný úväzok

Mzdové podmienky (brutto): 1 700 – 1 850 EUR/mesiac

V prípade záujmu prosíme o zaslanie životopisu a motivačného listu na e-mailovú adresu: bratyslawa.ip.sekretariat@msz.gov.pl do 19. decembra 2025. Vybraní uchádzači budú pozvaní na pracovný pohovor.